Qui és el responsable del tractament de les dades personals?
L’entitat responsable del tractament de les dades és la Fundació Universitària Balmes, titular de la Universitat de Vic - Universitat Central de Catalunya (UVic-UCC), amb domicili al Carrer Perot Rocaguinarda, 17 de Vic (CP 08500), CIF G58020124, telèfon (+34 938 861 222), adreça electrònica dpd@uvic.cat, inscrita al Registre de Fundacions de la Generalitat de Catalunya amb el número 150.
Quina funció té el Delegat de Protecció de Dades?
El delegat de protecció de dades (DPD) és la persona que supervisa el compliment de la política de protecció de dades de la UVic-UCC i vetlla perquè es tractin adequadament i es protegeixin els drets de les persones. Entre les seves funcions hi figura la d’atendre qualsevol dubte, suggeriment, queixa o reclamació de les persones de qui es tracten dades. Es pot contactar amb el delegat de protecció de dades adreçant-se per escrit a l’adreça postal de la institució, per telèfon o directament a l’adreça electrònica dpd@uvic.cat.
Amb quines finalitats tractem les dades?
Tractem les dades personals pensant en tot moment en els drets de les persones i sempre de manera proporcional. Això vol dir que en cada cas tractem les dades adequades, pertinents i limitades al compliment de les finalitats explícites que en van motivar l’obtenció; només les dades necessàries per fer possible la prestació dels serveis educatius que són la nostra missió. En alguns casos demanem més dades, per exemple per conèixer opinions o valoracions dels nostres serveis. Aleshores les respostes es tracten estadísticament i de forma dissociada de les dades identificatives de la persona que contesta.
Tractem les dades personals principalment per prestar serveis acadèmics i extraacadèmics, per a l’enviament de comunicacions relatives a les nostres activitats i serveis i per al desenvolupament de relacions comercials amb els nostres proveïdors. Seguidament enumerem les principals finalitats per a les quals es recullen.
Contacte
Tractem dades per atendre les consultes de les persones que utilitzen els formularis de contacte de la nostra pàgina web. Aquestes dades només s’utilitzen per a aquesta finalitat.
Gestió de les dades dels nostres proveïdors
Registrem i tractem les dades dels proveïdors de qui obtenim serveis o béns. Poden ser dades de persones que actuen com a autònomes o dades de representants de persones jurídiques. Només obtenim les dades imprescindibles per mantenir la relació comercial, que destinem únicament a aquesta finalitat, i en fem l’ús propi d’aquesta classe de relació.
Videovigilància
En l’accés a les nostres instal·lacions s’informa, quan és el cas, de l’existència de càmeres de videovigilància mitjançant els rètol homologats. Les càmeres enregistren imatges només dels punts en els quals és justificat per garantir la seguretat dels béns i de les persones. Les imatges només s’utilitzen per a aquesta finalitat.
Usuaris de la nostra web
El sistema de navegació i el programari que fan possible el funcionament del nostre web recullen les dades que ordinàriament es generen en l'ús dels protocols d'Internet. En aquesta categoria de dades entre altres hi ha l'adreça IP o nom de domini de l'ordinador utilitzat per la persona que es connecta al lloc web. Aquesta informació no s'associa a persones usuàries concretes i s'utilitza amb la finalitat exclusiva d'obtenir informació estadística sobre l'ús del lloc web. El nostre web utilitza galetes (cookies) que faciliten la navegació i ens proporcionen informació sobre els usuaris i els seus interessos.
Altres canals d’obtenció de dades
També obtenim dades per mitjà de relacions presencials i altres canals com la recepció de correus electrònics, el registre de les persones que es descarreguen la nostra app, la participació en els nostres blogs amb comentaris, la subscripció a algun blog o per mitjà dels nostres perfils a les xarxes socials. En tots aquests casos les dades es destinen només a les finalitats explícites que en justifiquen la recollida i tractament.
Com obtenim les dades?
En l’apartat anterior hem fet referència a alguns dels orígens de les dades que tractem. En la majoria de casos les dades provenen directament de les persones interessades: les obtenim principalment per mitjà de formularis.
En el desenvolupament de la relació amb els alumnes, amb els docents i amb els proveïdors de serveis també es generen altres dades que incorporem als sistemes d’informació de la Fundació Universitària Balmes.
Un volum més limitat de dades pot provenir d’administracions públiques competents en matèria d’ensenyament superior o d’altres institucions acadèmiques.
Quina és la legitimació legal per al tractament de les dades?
Els tractaments de dades que portem a terme tenen diferents fonaments legals, segons la naturalesa de cada tractament. Per classificar els principals tractaments de dades que efectuem, seguim les bases legals de l’article 6.1 del Reglament general de protecció de dades.
Per a la prestació de serveis educatius
Un cop admesos, els alumnes de la Fundació Universitària Balmes obtenen serveis educatius. La prestació de serveis a l’alumne és una relació de caràcter contractual, amb obligacions de cada part: l’alumne té el dret de rebre una bona formació i la Fundació Universitària Balmes té el dret i l’obligació de tractar les seves dades. Aquest tractament té base legal en la Llei orgànica 2/2023, de 22 de març, del Sistema Universitari, en la Llei 1/2003, de 19 de febrer, d'universitats de Catalunya i en la normativa de desenvolupament d’aquestes dues lleis.
En compliment d’una relació precontractual
En aquest cas recollim dades de persones interessades en l’oferta docent de la Fundació Universitària Balmes. Per altres motius però amb una legitimació similar, tractem les dades de possibles clients o proveïdors amb qui tenim relacions prèvies a la formalització d’una relació contractual. I també tractem dades de persones que ens han fet arribar els seus curriculum vitae o que participen en processos selectius.
En compliment d'una relació contractual
Aquest cas fa referència a les relacions amb els nostres clients i proveïdors i a totes les actuacions i usos de les dades que aquestes relacions comercials comporten.
En compliment d'obligacions legals
La prestació del servei d’ensenyament superior ens obliga a complir diferents normatives que comporten el tractament de dades. Així, doncs, la Fundació Universitària Balmes passa dades dels seus alumnes a les administracions competents en matèria d’ensenyament superior per fer els tràmits de reconeixement i expedició dels títols corresponents als estudis impartits. En compliment d’obligacions legals (normativa fiscal) també comuniquem dades a l’administració tributària. I en compliment d’obligacions legals, si ho requerissin, també comunicaríem dades a òrgans judicials o a cossos i forces de seguretat.
Consentiment de la recollida de dades
Quan enviem informació de les nostres activitats o serveis utilitzem dades de contacte amb el consentiment explícit de la persona que la rebrà. També demanem el consentiment per obtenir dades de navegació de la persona que visita el nostre web, consentiment que es pot revocar en qualsevol moment esborrant les cookies.
Per interès legítim
Tractem les imatges que obtenim amb les càmeres de videovigilància per l’interès legítim de la nostra institució de preservar els béns i instal·lacions propis. El nostre interès legítim justifica també el tractament de les dades que obtenim a través dels formularis de contacte, així com les de les persones que es registren per fer comentaris als blogs o s’instal·len la nostra app.
A qui es comuniquen les dades?
Com a criteri general només comuniquem dades per complir obligacions legals. En els apartats anteriors hem explicat la comunicació de dades dels nostres alumnes, necessària per fer possible la prestació dels serveis educatius, i dels nostres clients i proveïdors, per desenvolupar les relacions econòmiques i comercials. Les dades de contacte dels alumnes poden ser comunicades a altres institucions del nostre grup sempre que l’alumne ho hagi autoritzat.
Només s’efectuen transferències de dades fora de l’àmbit de la Unió Europea (transferència internacional) per gestionar la mobilitat internacional d’alumnes i per respondre a ofertes de treball d’empreses no europees. En tots dos casos el tractament es fonamenta en el consentiment de l’alumne.
En un altre sentit, per a determinades tasques obtenim els serveis d’empreses o persones que ens aporten la seva experiència i especialització, les quals en algunes ocasions han d’accedir a dades personals. Tal com estableix el Reglament general de protecció de dades no es tracta pròpiament d’una cessió de dades, sinó d’un encàrrec de tractament. Només es contracten serveis d’empreses que garanteixen el compliment d’aquesta normativa. En el moment de la contractació es formalitzen les seves obligacions de confidencialitat i posteriorment es fa un seguiment de la seva actuació. Pot ser el cas de serveis d’allotjament de dades en servidors, de serveis de suport informàtic o d’assessories jurídiques, comptables o fiscals. Es pot obtenir informació detallada de la identitat d’aquestes empreses a l’adreça dpd@uvic.cat.
Quant de temps conservem les dades?
El temps de conservació de les dades ve determinat per diferents factors. En la conservació hi influeix principalment el fet que les dades continuïn essent necessàries per complir les finalitats per a les quals han estat recollides en cada cas. En segon lloc es conserven per fer front a possibles responsabilitats de la Fundació Universitària Balmes pel tractament de les dades i per atendre qualsevol requeriment de les administracions públiques o òrgans judicials.
Per això les dades s’han de conservar durant el temps necessari que permeti preservar el seu valor legal o informatiu i acreditar el compliment de les obligacions legals, però no per un període superior al necessari per a les finalitats del tractament (la “limitació del termini de conservació” també és una exigència del Reglament general de protecció de dades). En el cas de la informació que acredita la formació rebuda pels alumnes, les dades es conserven de forma permanent per preservar els drets d’aquests alumnes.
En determinats casos, com el de les dades que figuren en la documentació comptable i en la facturació, la normativa fiscal obliga a conservar-les fins que no prescriguin les responsabilitats de la institució en aquesta matèria. La normativa reguladora de les fundacions especifica que cal conservar algunes dades de naturalesa comptable deu anys (en compliment de la Llei 10/2010, de 28 de abril).
En canvi, les dades que recollim exclusivament després d’obtenir el consentiment de la persona interessada es conserven fins que aquesta persona no revoca el consentiment.
Finalment, les imatges obtingudes per les càmeres de videovigilància es conserven com a màxim durant un mes, tot i que, en el cas d’incidents que ho justifiquin, es conserven el temps necessari per facilitar les actuacions dels cossos i forces de seguretat o dels òrgans judicials.
La normativa reguladora de la conservació de la documentació pública i els dictàmens de les comissions qualificadores són un referent determinant en el moment de decidir la conservació o eliminació de les dades vinculades a l’exercici de serveis d’interès públic.
Quins drets tenen les persones en relació a les dades que tractem?
Tal com preveu el Reglament general de protecció de dades, les persones de qui tractem dades tenen els drets següents:
Com es poden exercir o defensar els drets?
Els drets que acabem d’enumerar es poden exercir adreçant una sol·licitud a la Fundació Universitària Balmes a l’adreça postal o a través dels altres mitjans de contacte indicats a l’encapçalament.
Si no s’ha obtingut resposta satisfactòria en l’exercici dels drets, es pot presentar una reclamació davant l’Autoritat Catalana de Protecció de Dades, mitjançant els formularis o altres canals accessibles des del web de l’Autoritat (https://apdcat.gencat.cat/ca/inici/index.html).
En tots els casos, ja sigui per presentar reclamacions, demanar aclariments o fer arribar suggeriments, hi ha la possibilitat d’adreçar-se al delegat de protecció de dades mitjançant un missatge de correu electrònic a l’adreça dpd@uvic.cat.